¿Alguna vez has oído hablar de la Matriz de Eisenhower?

Uno de los mayores problemas con el que nos encontramos a la hora de organizarnos es el de priorizar las tareas que tenemos que hacer.

¿Por qué? Porque cuando tenemos cosas pendientes, solemos verlas como una pelota amenazante de trabajo que viene hacia nosotros y ¡oh dios mío! no sé por donde empezar.

Y de repente ¡pum!, agobio y bloqueo.

Una matriz «maravillosa»

La matriz de Eisenhower es una especie de matriz-caja que divide tus problemas y tareas según dos criterios distintos: cómo de importante son y cómo de urgentes son.

Su característico nombre viene de un señor llamado Dwight Eisenhower, un alto cargo del ejército norteamericano muy conocido por sus niveles de productividad. Según su matriz, has de evaluar tus tareas en función de su urgencia y de su importancia para poder organizarte de la mejor manera posible.

Cuatro escenarios, cuatro combinaciones

Habrá tareas que sí o sí tendrás que hacer tú y habrá otras que son importantes pero no urgentes, o urgentes pero no importantes o…

Básicamente, traza dos líneas una vertical y otra horizontal. Escribe las palabras urgente, no urgente y importante, no importante. Esto te dará una matriz de 2×2 es decir, cuatro cuadrados. En esta matriz tendrás las siguientes casuísticas:

Es importante y es urgente: ¡ajá! esta será la primera tarea de tu lista, la prioritaria.

Es importante pero no es urgente: genial, podrás planificarla para más adelante

No es importante pero es urgente: delega, si tienes la posibilidad, en otra persona

No es importante pero tampoco es urgente: maravilloso, fuera de tu lista. Mantenla al margen para futuras listas de tareas.

Cuáles son sus beneficios

Sin duda el mayor beneficio de la matriz es que «piensa por ti» y te ayuda a clasificar las tareas. Eso sí, es importante que pienses previamente cuanto de importante-urgente son tus tareas para poder clasificarlas correctamente. Siendo más concisos, sus beneficios son los siguientes:

• Ahorra tiempos a la hora de clasificar tus tareas y ordenarlas
• Ayuda a no pasar por ese agobio inicial de sentir que tienes mucho trabajo y no sabes por dónde empezar.
• Mejora tu productividad ya que te permite tener tiempo para lo realmente importante: hacer la tarea
• Vacía el «spam mental». Cuando tenemos que hacer varias cosas estamos poniendo a prueba nuestra memoria de trabajo. Esta memoria, también llamada operativa, se dedica retener información necesaria para poder trabajar con ella (por ejemplo tengo que hacer esto, y esto, y esto…mientras lo voy agendando). Básicamente la matriz nos ayuda a no sobrecargar este «spam» mental, haciendo más sencillo gestionar dicha información
• Reduce la carga mental: una de las peores cosas de tener varias tareas es que añade una tarea más, pensar en ellas. Esto es lo que se llama carga mental. Es decir, además de tener que ir al supermercado a comprar agua y leche, tenemos que pensar que hay que ir al supermercado a comprar agua y leche. Ah, y no te olvides que tienes que ir al supermercado a comprar agua… Esta carga mental ocupa espacio en nuestro cerebro u, por lo tanto, merma nuestra capacidad cognitiva. Como resultado, merma también nuestra productividad.
• Facilita que nos organicemos en grupo dado que ayuda a priorizar las tareas según nuestro rol.
• Reduce el estrés laboral ya que nos facilita la organización

Como resultado de todos estos beneficios pasan dos cosas: nuestra productividad sube y nuestra motivación también. La motivación se ve afectada de manera positiva ya que aumenta nuestra autoeficacia percibida. Es decir, nos vemos más eficaces, nos sentimos orgullosos y por lo tanto, nos sentimos más motivados.

¿Te animas a probar esta receta para la productividad?